מסמכים לחו״ל: אישור נוטריוני, אפוסטיל ותרגום

מי שצריך להגיש מסמך ישראלי בחו״ל מגלה מהר שלא מספיק לשלוח צילום. רשויות זרות, אוניברסיטאות, בנקים ושגרירויות מבקשים לוודא שהמסמך אמיתי ושהתרגום נכון. לשם כך יש שלושה כלים מרכזיים: אישור נוטריוני, תרגום נוטריוני ואפוסטיל. כל אחד מהם עונה על שאלה אחרת, ולפעמים צריך את שלושתם יחד. במאמר נסביר מה ההבדל ביניהם ואיך מתכוננים.

הבלבול בין המונחים נפוץ מאוד, וזה מובן. רוב האנשים נתקלים בנוטריון פעם או פעמיים בחיים, בדרך כלל כשהם עוברים דירה לחו״ל, לומדים באוניברסיטה זרה או מטפלים בירושה של קרוב שגר במדינה אחרת. הגוף שמבקש את המסמך לא תמיד מסביר בדיוק מה הוא צריך. לכן כדאי להכיר את המונחים הבסיסיים. כך אפשר לשאול את השאלות הנכונות מראש.

אישור נוטריוני או אפוסטיל: מה ההבדל

אישור נוטריוני הוא אישור של נוטריון על עובדה מסוימת. למשל, שאדם חתם בפניו על מסמך, שצילום תואם למקור, או שתרגום נאמן למקור. הנוטריון בודק את המסמך ואת זהות החותם, ומוסיף אישור חתום עם החותמת שלו. האישור הזה מוכר בישראל, אבל במדינות רבות רוצים גם לוודא שהנוטריון עצמו מוסמך. כאן נכנס האפוסטיל.

אפוסטיל הוא אישור שמכיר במסמך ציבורי לשימוש במדינות שחתומות על אמנת האג, וישראל היא אחת מהן. האפוסטיל מאשר את החתימה ואת מעמד מי שחתם על המסמך, למשל נוטריון או פקיד ציבור. בישראל, על מסמך נוטריוני האפוסטיל ניתן בבית המשפט, ועל מסמכים ציבוריים אחרים הוא ניתן בדרך כלל במשרד החוץ. מדינות שלא חתומות על האמנה דורשות לעיתים אישור אחר, כמו אישור של משרד החוץ ושל הקונסוליה. לכן כדאי לברר מראש מה דורשת המדינה שאליה נשלח המסמך.

מסמכים נפוצים שדורשים אישור נוטריוני הם ייפוי כוח לבנק או לעורך דין בחו״ל, הצהרות, תצהירים ואישורי העתק של תעודות. גם חוזים שנחתמים מול גורם זר דורשים לפעמים אימות חתימה אצל נוטריון. בכל מקרה כדאי לבדוק אם המסמך צריך להיות בשפה מסוימת עוד לפני החתימה. לעיתים עדיף לנסח את המסמך מראש בשפת היעד. כך נחסך תרגום נוסף.

תרגום נוטריוני למסמכים רשמיים

כשהמסמך צריך להיות בשפה אחרת, עושים תרגום נוטריוני. הנוטריון מאשר שהתרגום נאמן למקור, ולכן הוא צריך לשלוט בשתי השפות או להסתמך על מתרגם שמצהיר בפניו. מסמכים נפוצים לתרגום הם תעודות לידה ונישואין, תעודות השכלה, אישורי יושר ומסמכים לבנקים. במקרים רבים מתרגמים את המסמך ואחר כך מוסיפים אפוסטיל על האישור הנוטריוני. הסדר הנכון תלוי בדרישות של הגוף בחו״ל.

במשרדנו יש שני נוטריונים, ואנחנו מתרגמים ומאשרים תרגום לשפות שבהן אנחנו עובדים, כמו אנגלית, בולגרית, ספרדית וצרפתית. כך אפשר לעשות את התרגום ואת האישור באותו מקום. שכר הנוטריון קבוע בתקנות ומעודכן מדי שנה, ולכן המחיר זהה אצל כל הנוטריונים. את המחירים המעודכנים ואת פירוט השירותים אפשר למצוא בדף שירותי נוטריון בתל אביב.

כשמדובר במסמך ארוך, כמו פסק דין או תעודה רפואית, כדאי לבדוק עם הגוף בחו״ל אם צריך לתרגם את כולו. לפעמים מספיק לתרגם חלקים מסוימים, ולפעמים חובה לתרגם כל עמוד. שכר התרגום הנוטריוני נקבע לפי מספר המילים, ולכן ההחלטה משפיעה גם על העלות. אנחנו נשמח לעזור לכם להבין מה נדרש. כך תוכלו להחליט לפני שמתחילים.

איך מתכוננים לפגישה אצל נוטריון בתל אביב

לפני הפגישה כדאי לברר בדיוק מה הגוף בחו״ל מבקש: אישור חתימה, אישור העתק, תרגום, אפוסטיל או שילוב שלהם. מומלץ לבקש את הדרישות בכתב, כי ניסוח לא מדויק עלול לגרום לכך שהמסמך יידחה. לאימות חתימה מביאים תעודה מזהה בתוקף ואת המסמך עצמו, בלי לחתום עליו מראש. לאישור העתק מביאים את המסמך המקורי. אם המסמך בשפה זרה, כדאי לציין זאת כבר בתיאום הפגישה.

אחרי שהמסמך מאושר, צריך להגיע לבית המשפט כדי לקבל אפוסטיל, אם המדינה דורשת זאת. כדאי לבדוק מראש את שעות הפעילות ואת אופן קבלת השירות. פרטים על סוגי האישורים יש גם בדף אישורי נוטריון ואפוסטיל. אם המסמך נדרש בדחיפות, ספרו לנו כשאתם מתאמים, ונעשה מה שאפשר כדי לעמוד בלוח הזמנים.

אם אתם לא יכולים להגיע למשרד, למשל בגלל מצב רפואי, אפשר לתאם הגעה של נוטריון אליכם. לשירות כזה יש תוספת לפי התקנות. גם במקרה הזה צריך להכין מראש את המסמכים ואת התעודה המזהה. חשוב שהחותם יהיה צלול ויבין על מה הוא חותם, כי הנוטריון חייב לוודא זאת. במקרי ספק, הנוטריון עשוי לבקש מסמך רפואי.

בסופו של דבר, רוב העיכובים נובעים מאי בהירות לגבי מה נדרש. בירור קצר לפני הפגישה חוסך הגעה נוספת ומסמך שחוזר מחו״ל.

אם אתם לא בטוחים מה נדרש, שלחו לנו את הדרישות שקיבלתם מהגוף בחו״ל. נעבור עליהן איתכם ונסביר אילו אישורים צריך ובאיזה סדר, כך שתגיעו לפגישה עם כל מה שצריך.

שאלות נפוצות